9 Paşi pentru Organizarea unui Eveniment (Lansare de produs / Conferință / Prezentare de modă / Târg)
Succint dar complex, creat într-o noapte albă 🙂
I. Ce organizezi
Stabilirea următoarelor puncte:
1. Conceptul evenimentului ( ex. lansare de produs, prezentare de modă, târg)
2. Scopul și targetul evenimentului
3. Numele evenimentului
4. Agenda evenimentului pentru public (concept unic pentru fiecare client – entertainment, networking, show, regie… plusul de valoare al evenimentului)
5. Agenda evenimentului pentru organizator
II. Când – Data / Ora
Factori care trebuiesc luați în calcul când se alege data:
1. Trebuie verificat ce evenimente sunt în acea perioadă (google / sunat la restul locațiilor)
2. Dacă există invitați speciali trebuie ținut seama de disponibilitatea lor de participare
3. Timpul necesar organizării evenimentului
4. Daca evenimentul se pretează în weekend sau în timpul săptămânii
III. Unde – Locatia
Factori care trebuiesc luați în calcul când se alege locația – listă locații MC.eu
1. Trebuie să corespundă tipului de eveniment organizat
2. Capacitatea sălii
3. Parcare / Garderobă / Valeți
4. Acces pentru persoanele cu disabilități
5. Flexibilitate la modificări în cadrul locației
6. Flexibilitate la catering – dacă acceptă mâncare din alte locații (sponsorizari)
7. Timpul alocat evenimentului – la cât începe la cât se termină, plus timpul pentru amenajare
8. Dacă dispune de echipamente tehnice proprii (incluse în preț)
IV. Stabilirea Bugetului
1. Costuri
2. Încasări – Parteneri / Sponsori
Listă sponsori mâncare
Listă sponsori băuturi
Listă sponsori cadouri / etc.
Listă sponsori cash
V. Comunicare & Creație
Concept / Grafica:
1. Prezentarea evenimentului
2. Realizare site eveniment
3. Creație invitatii (print si electronic)
4. Comunicat de presa ante eveniment
5. Flyere /Cataloage / Mape / Pungi cadouri
6. Spot video – prezentare / sponsori
7. Creație Spider / Roll-up
8. Pachete sponsorizari /parteneriate
9. Acte sponsori / parteneri:
Pachete colaborare
Contract sponsorizare tip barter – model MC.eu
Contract sponsorizare cash – model MC.eu
Contract parteneriat – model MC.eu
VI. Listă invitați
1. MC / Host
2. Speakeri / Invitati speciali / Persoane publice
3. Public targetat
4. Lista presa – TV / Print / Radio / Online
5. Lista parteneri / sponsori
VII. Promovare
Îmbinarea punctelor V și VI
VIII. Organizare din punct de vedere tehnic
Tehnic 1:
a. Scaune /Mese / Fețe de masa / Aranjamente florale / etc.
b. Podium / Scena / Stâlpi pt. delimitare
c. Sonorizare
d. Lumini
e. Podium
f. Ecrane /Proiectore
g. Calculator /sursa
h. Server – transmisie online
Tehnic 2:
a. Fotograf podium / sala / sponsori – lista
b. Cameramani – lista
c. Muzica ambient – contract UPFR – lista
Tehnic 3:
a. Invitații
b. Stickere rezervat / călăreți
c. Badge staff /presă / invitați
d. Listă invitati pt. recepție (online sau print)
e. Mape/ Cataloage / etc.
f. Spider /Roll-upuri
g. Pungi cadouri
Tehnic 4:
a. Gustari
b. Bauturi
c. Dulciuri
d. Cadouri – lista propuneri
Tehnic 5:
a. Rezervare cazare invitați
b. Rezervare transport extern / intern invitati
Tehnic 6:
a. Hostess
b. Furnizori diversi (makeup artisti, hair stylisti…)
IX. Follow up
1. Comunicat post eveniment
2. Monitorizare presa
3. Review / feedback
4. Updatare web site eveniment
5. Scrisoare de multumire sponsori/parteneri + raport monitorizare
